Portal Rasmi Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA)

Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC)

1.Apakah dasar atau syarat pemberian anugerah perkhidmatan cemerlang (APC)

Mengikut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bil. 2 Tahun 2002, syarat pemberian APC kepada seseorang pegawai adalah seperti berikut:

Genap setahun berkhidmat pada hari terakhir tahun penilaian;
LNPT 85% dan lebih layak dipertimbangkan; dan
Mengambil kira kegiatan dan sumbangan pegawai.

Markah Penilaian PSD Form Bukan markah LNPT

1. Apakah tujuan surat Rujukan JPA.BK ( S ) 306/4 Jld.2 ( 6 ) bertarikh 25 September 2019 dikeluarkan?

Surat tersebut bertujuan memberikan peringatan kepada Kementerian/Jabatan yang terlibat bagi menghentikan amalan penggunaan PSD Form bagi tujuan pertimbangan Pergerakan Gaji Tahunan ke atas pegawai yang menerima pakai Sistem Saraan Malaysia (SSM) yang telah diluluskan cuti belajar bergaji penuh (CBBP) .

Walau bagaimanapun, mengambilkira fakta bahawa PSD Form turut digunakan oleh Kementerian/ Jabatan yang terlibat bagi tujuan pertimbangan Pergerakan Gaji Tahunan pegawai yang menerima pakai Sistem Saraan Malaysia yang diluluskan Cuti Belajar Separuh Gaji (CBSG) dan Cuti Belajar Tanpa Gaji (CBTG) , tujuan surat turut terpakai kepada dua jenis cuti belajar tersebut.

2. Adakah surat Rujukan JPA.BK ( S ) 306/4 Jld.2 ( 6 ) bertarikh 25 September 2019 ini terpakai kepada pegawai yang tidak menerima pakai Sistem Saraan Malaysia.

Tidak terpakai.

Pegawai yang kekal menerima pakai Sistem Saraan Baru (SSB) masih perlu mengemukakan PSD Form seperti yang disyaratkan melalui Surat Edaran JPA (S)NP.306/3 SK/(2) bertarikh 18.10.1993 bagi tujuan pertimbangan Pergerakan Gaji Tahunannya.

3. Apakah tarikh kuatkuasa surat Rujukan JPA.BK ( S ) 306/4 Jld.2 ( 6 ) bertarikh 25 September 2019?

Tarikh kuatkuasa adalah tidak berbangkit memandangkan tujuan sebenar surat tersebut dikeluarkan adalah bagi memberi peringatan kepada Kementerian/ Jabatan bagi menghentikan amalan penggunaan PSD Form bagi tujuan pertimbangan Pergerakan Gaji Tahunan pegawai yang menerima pakai Sistem Saraan Malaysia (SSM).

Dasar pemberian Pergerakan Gaji Tahunan bagi pegawai yang menerima pakai Sistem Saraan Malaysia telah mula berkuatkuasa mulai 1 November 2002 selaras dengan tarikh kuatkuasa Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002.

4. Adakah Kementerian/Jabatan yang telah diberikan penurunan kuasa bagi meluluskan cuti belajar kepada pegawainya menggunakan PSD Form bagi sebarang tujuan lain?

Kementerian/ Jabatan yang telah diberikan penurunan kuasa bagi meluluskan sebarang jenis cuti belajar (CBBP/CBSG/CBTG) kepada pegawai yang menerima pakai Sistem Saraan Malaysia boleh menggunakan PSD Form bagi sebarang tujuan lain contohnya bagi tujuan kawalan dan pemantauan pegawainya KECUALI tujuan penentuan Pergerakan Gaji Tahunan.

5. Apakah pegawai yang diluluskan sebarang cuti belajar (CBBP/CBSG/CBTG) mempunyai markah Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT) bagi tahun penilaian semasa?

Pegawai yang diluluskan sebarang cuti belajar (CBBP/CBSG/CBTG) sepanjang tahun kalender, tidak mempunyai markah Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT) bagi tahun penilaian tersebut.

6. Bagaimana pengurusan kenaikan pangkat dan permohonan kemudahan Biasiswa/Dermasiswa/Hadiah Latihan Persekutuan bagi pegawai yang tidak mempunyai markah Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT) bagi tahun penilaian semasa?

Pegawai masih boleh dipertimbangkan dalam urusan kenaikan pangkat manakala bagi tujuan permohonan kemudahan Biasiswa/Dermasiswa/Hadiah Latihan Persekutuan adalah tertakluk kepada dasar, peraturan atau kriteria yang ditetapkan oleh pihak berkuasa berkaitan.

7. Apakah had masa yang dibenarkan bagi pegawai yang sebelum ini tidak diberikan Pergerakan Gaji Tahunan sepanjang tempoh diluluskan cuti belajar untuk menuntut Pergerakan Gaji Tahunannya?

Isu had masa adalah tidak berbangkit disebabkan Pergerakan Gaji Tahunan merupakan hak pegawai dan telah berlaku pengabaian hak tersebut berikutan kesilapan pemahaman dasar/pekeliling yang terpakai bagi urusan ini. Sehubungan itu, hak pegawai yang terkesan itu wajar dikembalikan (restored).

Dari segi pelaksanaan, Panel Pembangunan Sumber Manusia di Kementerian/Jabatan di mana pegawai itu diluluskan cuti belajarnya hendaklah mempertimbangkan Pergerakan Gaji Tahunan pegawai dan Surat Pergerakan Gaji pegawai dikeluarkan oleh Urus Setia PPSM Kementerian/Jabatan tersebut tertakluk kepada permohonan pegawai atau permohonan Pengurus Sumber Manusia di Kementerian/ Jabatan terkini pegawai.

Surat Pergerakan Gaji tersebut kemudiannya hendaklah disalinkan kepada Pengurus Sumber Manusia Kementerian/ Jabatan terkini pegawai bagi tujuan penyelarasan semula pembayaran gaji kepada pegawai.

8. Dalam keadaan di mana pegawai terkesan layak menuntut Pergerakan Gaji Tahunannya namun telah meninggal dunia dalam perkhidmatan, adakah mana-mana orang contohnya pasangan, ahli keluarga, rakan, agensi terakhirnya atau sebagainya berhak menuntut hak tersebut bagi pihak pegawai?

Urusan ini boleh dikendalikan melalui Jabatan akhir pegawai memandangkan rekod akhir pegawai akan disimpan oleh Jabatan akhir tersebut. Penyelarasan sewajarnya perlu dilakukan pada gaji akhir pegawai dan faedah persaraan pegawai juga perlu diteliti dan diselaraskan berdasarkan gaji akhir pegawai setelah mengambil kira kelayakan pergerakan gaji pegawai yang tidak diberikan semasa dalam perkhidmatan, secara case to case basis.

Pengurusan Prestasi

Punca Kuasa, Prinsip Dan Tujuan

1. Apakah dasar atau peraturan yang boleh dirujuk berkaitan penilaian prestasi?

1. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002 : Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan - Lampiran A2 dan Lampiran A3; dan
2. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 2009: Pemantapan Pengurusan Sistem Penilaian Prestasi Pegawai Perkhidmatan Awam

2. Apakah prinsip utama dalam melaksanakan sistem penilaian prestasi?

Berdasarkan Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002, prinsip utama dalam melaksanakan penilaian prestasi adalah seperti berikut:
a. Pelaksanaan penilaian prestasi secara objektif, adil dan telus;
b. Berasaskan kepada mutu penghasilan kerja dan tingkah laku PYD ke arah
pencapaian objektif organisasi; dan
c. Menggalakkan persaingan positif bagi meningkatkan kualiti dan produktiviti.

3. Apakah tujuan sistem penilaian prestasi?

Tujuan utama sistem penilaian prestasi adalah bagi:
(i) membolehkan prestasi kerja dinilai dengan lebih sistematik dan meyakinkan;
(ii) membolehkan ketua perkhidmatan melaksanakan sistem penilaian prestasi mengikut kesesuaian perkhidmatan tertentu;
(iii) membolehkan sistem penilaian prestasi digunakan dalam pelbagai fungsi pengurusan sumber manusia seperti kemajuan kerjaya, penempatan dan latihan; dan
(iv) meningkatkan penglibatan ketua jabatan dan semua peringkat pegawai penyelia dalam proses penilaian prestasi.

Pemakaian Dan Syarat Pengisian Borang SKT Dan Borang LNPT

1. Siapakah yang perlu menggunakan Borang Sasaran Kerja Tahunan (Borang SKT) dan Borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan (Borang LNPT)?

Semua pegawai awam yang dilantik secara tetap, kontrak (Contract of Service) atau sementara yang sedang menyandang gred jawatan di bawah kategori Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Kumpulan Sokongan atau mana-mana jawatan Gred Utama atau Gred Khas yang masih belum diarahkan untuk menggunakan penilaian MyKPI.

2. Bilakah penetapan sasaran kerja tahunan menggunakan Borang SKT perlu disediakan?

Januari setiap tahun bagi pegawai yang sedang menjalankan tugas.

Bagi pegawai yang baharu melapor diri bertugas (sama ada lantikan baharu, pertukaran atau penempatan baharu), penetapan sasaran kerja tahunan hendaklah dibuat sebaik-baiknya dalam tempoh 1 bulan dari tarikh diberikan penempatan di jawatan.

Pegawai dan penyelia hendaklah berbincang bagi menetapkan sasaran kerja tahunan tersebut.

(Rujukan: Lampiran A dan A1 Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 2009) Januari setiap tahun bagi pegawai yang sedang menjalankan tugas.

3. Bilakah laporan penilaian prestasi tahunan (Borang LNPT) perlu disediakan bagi tahun penilaian?

Pegawai Yang Dinilai (PYD) Hendaklah melengkapkan pengisian Borang SKT dan LNPT selewat-lewatnya pada minggu kedua/ketiga Januari tahun seterusnya sekiranya telah menjalankan tugas selama sekurang-kurangnya 6 bulan dalam tahun kalender.

Bagi pegawai lantikan baharu dan pegawai yang baharu melapor diri bertugas selepas tamat sebarang cuti yang diluluskan selepas 1 Julai, pegawai hendaklah menyediakan dan melengkapkan Borang LNPT setelah genap 6 bulan menjalankan tugas.

Pegawai Penilai Pertama (PPP)
Hendaklah menyediakan LNPT PYD selewat-lewatnya pada minggu ketiga/ke-empat Januari tahun seterusnya

Pegawai Penilai Kedua (PPP)
Hendaklah menyediakan LNPT PYD selewat-lewatnya pada minggu pertama/kedua Februari tahun seterusnya

[Klik untuk contoh Ilustrasi 1]

4. Siapakah yang tidak perlu menyediakan dan melengkapkan Borang SKT dan Borang LNPT bagi tahun penilaian?

1. Pegawai yang diluluskan cuti atau kombinasi cuti sepanjang tahun kalender ; atau
2. Pegawai yang tidak melaksanakan tugas jawatan tanpa cuti melebihi 180 hari dalam tahun kalender contohnya :
i. Pegawai yang ditahan/digantung kerja;
ii. Pegawai yang tidak hadir bertugas tanpa kebenaran;
iii. Pegawai yang hilang atau tidak dapat dikesan;
iv. Pegawai yang tidak hadir bertugas kerana dipenjarakan;
v. Pegawai yang tidak diberikan tugas jawatan atas sebab-sebab tertentu yang ditetapkan oleh Ketua Jabatannya contohnya pegawai yang sedang dalam siasatan kes gangguan seksual atau siasatan Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia, Polis Diraja Malaysia atau dalam prosiding kes mahkamah yang mana ia boleh menyentuh sensitiviti pengadu/mangsa, mengganggu proses siasatan atau boleh mencemarkan imej perkhidmatan awam.

Dalam hal ini, pegawai tiada markah penilaian prestasi pada tahun penilaian.

Nota:
Satu tahun kalender bermaksud daripada 1 Januari sehingga 31 Disember

5. Adakah pegawai yang diluluskan Cuti Belajar Bergaji Penuh perlu mengisi Borang SKT dan Borang LNPT sepanjang tempoh cuti tersebut?

Pegawai tidak perlu mengisi Borang SKT dan Borang LNPT sepanjang tempoh cuti tersebut.

Walau bagaimanapun, pegawai hendaklah melengkapkan Borang SKT dan Borang LNPT bagi tujuan penyediaan laporan penilaian prestasi bagi tahun penilaian dalam keadaan berikut:
1. Pegawai yang menjalankan tugas tidak kurang 6 bulan dalam tahun kalender dan diluluskan Cuti Belajar Bergaji Penuh selepas 1 Julai;
2. Pegawai yang kembali melapor diri bertugas selepas tamat Cuti Belajar Bergaji Penuh antara Januari sehingga 1 Julai dalam tahun kalender;
3. Pegawai yang kembali melapor diri bertugas selepas tamat Cuti Belajar Bergaji Penuh selepas 1 Julai dalam tahun kalender. Penyediaan laporan penilaian prestasi bagi tahun penilaian tersebut hendaklah dibuat setelah pegawai genap 6 bulan menjalankan tugas.

[Klik untuk contoh Ilustrasi 5]

6. Adakah pegawai yang diluluskan Cuti Tanpa Gaji (CTG) perlu mengisi Borang SKT dan Borang LNPT sepanjang tempoh cuti tersebut?

Pegawai tidak perlu mengisi Borang SKT dan Borang LNPT sepanjang tempoh cuti tersebut.

Walau bagaimanapun, pegawai hendaklah melengkapkan Borang SKT dan Borang LNPT bagi tujuan penyediaan laporan penilaian prestasi bagi tahun penilaian dalam keadaan berikut:
1. Pegawai yang diluluskan Cuti Tanpa Gaji kurang 180 hari dalam tahun kalender;
2. Pegawai diluluskan Cuti Tanpa Gaji melebihi 180 hari dalam tahun kalender. Penyediaan laporan penilaian prestasi bagi tahun penilaian tersebut hendaklah dibuat setelah pegawai genap 6 bulan menjalankan tugas. Bagi PYD yang memilih untuk tidak menyediakan laporan penilaian prestasi, pegawai tiada markah penilaian prestasi bagi tahun penilaian tersebut.

[Klik untuk contoh Ilustrasi 4]

7. Bagaimana proses pengurusan prestasi bagi pegawai yang mengikuti program penempatan silang atau peminjaman dilaksanakan?

Bagi pegawai yang sedang mengikuti program penempatan silang, agensi penerima hendaklah menyediakan dan melengkapkan laporan penilaian prestasi tahunan berdasarkan kaedah penilaian prestasi yang berkuat kuasa di agensi asal.

Manakala bagi pegawai dalam peminjaman, agensi peminjam perlu menyediakan dan menyempurnakan penilaian prestasi pegawai berdasarkan sistem penilaian prestasi yang ditetapkan oleh agensi peminjam.

Maklumat hasil penilaian hendaklah dikemukakan kepada Ketua Jabatan/Ketua Perkhidmatan agensi asal/agensi pembekal dalam tempoh yang ditetapkan untuk direkodkan oleh Urus Setia PPSM supaya PPSM boleh menjalankan fungsinya yang berkaitan dengan urusan perkhidmatan pegawai.

8. Apakah tindakan yang boleh diambil sekiranya pegawai enggan mengisi Borang SKT, Borang LNPT atau menyediakan laporan penilaian prestasi tahunan?

PYD dan Pegawai Penilai yang enggan menyediakan LNPT tanpa sebab yang dianggap munasabah oleh Ketua Jabatan, boleh dianggap telah melakukan satu kesalahan tatatertib iaitu ingkar perintah dan tidak bertanggungjawab. Mereka boleh diambil tindakan tatatertib di bawah Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993.

Syarat Penentuan Pegawai Penilai

1. Siapakah yang layak menjadi Pegawai Penilai?

Pegawai Penilai Pertama (PPP): Pegawai merupakan penyelia kepada Pegawai Yang Dinilai (PYD) dan telah menyelia PYD secara langsung dalam tempoh sekurang-kurangnya tiga (3) bulan.
Pegawai Penilai Kedua: Pegawai merupakan penyelia kepada PPP dan telah menyelia PYD secara tidak langsung dalam tempoh sekurang-kurangnya tiga (3) bulan.

Nota: Penyelia merupakan pegawai yang menyandang gelaran jawatan yang lebih tinggi daripada gelaran jawatan PYD dan mempunyai hubungan penyeliaan ke atas jawatan PYD. Sehubungan itu, gred jawatan Penyelia tidak semestinya perlu lebih tinggi daripada gred jawatan PYD.

[Klik untuk contoh Ilustrasi 2]

2. Sekiranya PYD hanya mempunyai satu peringkat penyeliaan, siapakah PPK beliau?

PYD tiada PPK dan hanya perlu dinilai oleh PPP sahaja.

3. Adakah pegawai yang diluluskan penanggungan kerja boleh menjadi Pegawai Penilai?

Tidak boleh.

[Klik untuk contoh Ilustrasi 3]

4. Adakah Anggota Pentadbiran boleh menjadi Pegawai Penilai?

Tidak boleh.

Contohnya Setiausaha Sulit Kanan kepada Menteri/ Timbalan Menteri hendaklah dinilai oleh Ketua Setiausaha setelah berunding dengan Menteri/Timbalan Menteri tersebut.

5. Siapakah Pegawai Penilai bagi pegawai dalam peminjaman/pertukaran sementara berjawatan Ketua Jabatan/ Ketua Eksekutif?

Sekiranya pegawai dipinjamkan ke jawatan Ketua Eksekutif Pihak Berkuasa Berkanun, penilaian prestasi pegawai akan disediakan oleh Ketua Setiausaha Kementerian atau Setiausaha Kerajaan Negeri yang bertanggungjawab ke atas agensi peminjam.

Jika pegawai dipinjamkan ke jawatan Ketua Eksekutif di agensi lain selain Pihak Berkuasa Berkanun, prestasi pegawai akan disediakan oleh Lembaga Pengarah agensi peminjam.

Jika pegawai dalam pertukaran sementara di jawatan Ketua Jabatan, pegawai penilai pegawai ialah Ketua Setiausaha Kementerian yang bertanggungjawab ke atas jabatan berkenaan.

Peranan Pegawai Yang Dinilai (PYD) Dan Pegawai Penilai (PP)

1. Apakah tindakan segera yang perlu dilaksanakan oleh PYD apabila diarahkan bertukar, meletak/melepaskan jawatan atau bersara?

PYD hendaklah melengkapkan pengisian Borang SKT dan Borang LNPT sekiranya telah menjalankan tugas di jabatan tersebut tidak kurang 6 bulan untuk tujuan penilaian oleh PPP dan PPK.

2. Apakah tindakan segera yang perlu dilaksanakan oleh Pegawai Penilai apabila diarahkan bertukar, meletak/melepaskan jawatan atau bersara?

Pegawai Penilai hendaklah meminta PYD di bawah tanggungjawabnya untuk melengkapkan pengisian Borang SKT dan Borang LNPT sekiranya PYD telah diselia olehnya tidak kurang 6 bulan. .
.
Pegawai Penilai hendaklah menyelesaikan penilaian terhadap PYD sebelum beliau bertukar, meletak/ melepaskan jawatan atau bersara.

Sekiranya PPP tidak menyediakan laporan prestasi PYD disebabkan telah bersara, meletak/ melepaskan jawatan atau tidak dapat dikesan, maka PPK hendaklah menyediakan laporan prestasi tersebut.

3. Jika PYD bertugas di dua jabatan berlainan dalam tempoh yang sama panjang, siapakah yang perlu menilai PYD?

PPP di kedua-dua jabatan tersebut hendaklah menyediakan laporan penilaian prestasi PYD tersebut.

Urus setia PPSM dan PPSM jabatan terkini pegawai boleh menggunakan maklumat hasil penilaian tersebut bagi membuat keputusan yang lebih objektif dan adil dengan mengambilkira pencapaian prestasi pegawai untuk sepanjang tahun.

4. Jika PYD bertugas di dua jabatan berlainan dalam tempoh yang berbeza, siapakah yang perlu menilai PYD?

PPP di jabatan di mana PYD menjalankan tugas dalam tempoh lebih lama hendaklah menyediakan laporan penilaian prestasi PYD tersebut.

Walau bagaimanapun, tidaklah menjadi kesalahan sekiranya penilaian dibuat oleh PPP di kedua-dua jabatan kerana urus setia PPSM dan PPSM jabatan boleh menggunakan maklumat hasil penilaian tersebut bagi membuat keputusan yang lebih objektif dan adil dengan mengambilkira pencapaian prestasi pegawai sepanjang tahun.

5. Jika PYD diselia oleh lebih daripada seorang Penyelia dalam tempoh masa yang berbeza-beza dalam satu jabatan yang sama, siapakah yang layak menilai PYD?

Mana-mana pegawai atasan lain yang telah menyelia PYD sekurang-kurangnya dalam tempoh 3 bulan, boleh menjadi PPP beliau.

Jika tiada, penyelia yang paling lama tempoh penyeliaannya boleh membuat penilaian ke atas PYD.

6. Sekiranya PYD yang telah mula menjalankan tugas di Jabatan A bermula 1 Januari telah bertukar dari Jabatan tersebut ke Jabatan B pada tarikh tertentu dalam tahun kalender, jabatan mana yang perlu menguruskan proses penilaian prestasi dan menjalankan fungsi PPSM bagi PYD?

1. Tarikh Lapor Diri Bertugas ke Jabatan B antara bulan Januari hingga 30 Jun
Ketua Jabatan B hendaklah menguruskan proses penilaian prestasi PYD. Urus Setia PPSM dan PPSM Jabatan B hendaklah menjalankan fungsi PPSM berkaitan PYD.

Tempoh penilaian adalah dari tarikh lapor diri bertugas sehingga 31 Disember.

2. Tarikh Lapor Diri Bertugas ke Jabatan B adalah pada 1 Julai
Ketua Jabatan A dan B hendaklah memastikan proses penilaian prestasi PYD diselesaikan di kedua-dua jabatan tersebut.

Tempoh penilaian di Jabatan A adalah dari 1 Januari sehingga 30 Jun manakala di Jabatan B bermula 1 Julai hingga 31 Disember.

Maklumat hasil penilaian di Jabatan A hendaklah dimaklumkan atau disalinkan kepada Urus setia PPSM Jabatan B. Urus setia PPSM dan PPSM di Jabatan B kemudiannya hendaklah menjalankan fungsi PPSM berkaitan PYD berpandukan hasil penilaian di kedua-dua jabatan.

3. Tarikh Lapor Diri Bertugas ke Jabatan B selepas 1 Julai
Ketua Jabatan A hendaklah memastikan proses penilaian prestasi PYD diselesaikan di jabatan tersebut.

Tempoh penilaian di Jabatan A adalah dari 1 Januari sehingga tarikh pertukaran.

Urus setia PPSM dan PPSM di Jabatan A hendaklah menjalankan fungsi PPSM berkaitan PYD. Keputusan PPSM dan juga tindakan susulan daripada keputusan tersebut sebagai contoh Surat Pergerakan Gaji hendaklah disalinkan atau dimaklumkan kepada Urus setia PPSM dan PPSM di Jabatan B bagi membantu mereka menguruskan tindakan selanjutnya terhadap PYD.

Walau bagaimanapun, dalam keadaan tertentu di mana Jabatan A tidak boleh menjalankan fungsi PPSMnya sebagai contoh akibat pemansuhan atau penggabungan fungsi agensi, maklumat hasil penilaian PYD di Jabatan A hendaklah disalinkan atau dimaklumkan kepada Jabatan B bagi membolehkan Urus setia PPSM dan PPSM di Jabatan B menjalankan fungsi PPSMnya terhadap PYD.

7.Sekiranya PYD kembali melapor diri bertugas di jabatan selepas tamat apa-apa cuti yang diluluskan, apa yang perlu dilaksanakan oleh PYD dan Pegawai Penilai?

Tarikh lapor diri bertugas antara Januari sehingga 1 Julai

PYD hendaklah melengkapkan pengisian Borang SKT dan Borang LNPT tahun semasa pada minggu kedua/ketiga Januari tahun seterusnya.

Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa PPP menyediakan laporan penilaian prestasi tahunan tahun semasa bagi PYD pada minggu ketiga/ke-empat Januari tahun seterusnya dan PPK menyelesaikan penilaiannya pada minggu pertama/kedua Februari tahun seterusnya (rujuk Lampiran A dan A1 SPP Bil 2 Tahun 2009).

PPSM jabatan hendaklah membuat keputusan berhubung aspek pengurusan dan pembangunan sumber manusia bagi PYD berdasarkan peraturan atau dasar berkaitan yang sedang berkuatkuasa.

2. Pegawai yang melapor diri bertugas selepas 1 Julai

PYD hendaklah melengkapkan pengisian Borang SKT dan Borang LNPT tahun semasa setelah genap 6 bulan menjalankan tugas di jabatan. Manakala bagi PYD yang memilih untuk tidak menyediakan laporan penilaian prestasi, pegawai tiada markah penilaian prestasi bagi tahun penilaian tersebut.

Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa PPP dan PPK menyediakan laporan penilaian prestasi tahunan tahun semasa bagi PYD dalam tempoh yang ditetapkan.

PPSM jabatan hendaklah membuat keputusan berhubung aspek pengurusan dan pembangunan sumber manusia bagi PYD berdasarkan peraturan atau dasar berkaitan yang sedang berkuatkuasa.

3. Pegawai yang diluluskan cuti sepanjang tahun kalender

PYD, PPP dan PPK tidak perlu mengisi atau menyediakan laporan penilaian prestasi tahunan bagi PYD.

PPSM Jabatan hendaklah membuat keputusan berhubung aspek pengurusan dan pembangunan sumber manusia bagi PYD berdasarkan peraturan atau dasar berkaitan yang sedang berkuatkuasa.

[Klik untuk contoh Ilustrasi 5]

Keanggotaan Dan Peranan Urus Setia Dan Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM)

1. Siapakah yang layak menjadi Ahli PPSM di Jabatan sekiranya gred jawatan bagi Ketua Jabatan atau Timbalan Ketua Jabatan adalah lebih rendah daripada gred jawatan PYD?

Ketua Jabatan atau Timbalan Ketua Jabatan tersebut layak menjadi Ahli PPSM iaitu Ketua Jabatan akan berperanan sebagai Pengerusi manakala Timbalan Ketua Jabatan berperanan sebagai Ahli.

2. Adakah pegawai yang menanggung kerja Ketua Jabatan atau Timbalan Ketua Jabatan boleh menjadi Ahli PPSM di Jabatan?

Boleh dengan syarat pegawai tersebut telah diwakilkan kuasa secara bertulis untuk bertindak bagi pihak Ketua Jabatan atau Timbalan Ketua Jabatan oleh Pihak Berkuasa Melulus yang berkaitan (mohon rujuk Jadual di Lampiran A Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 17 Tahun 2007: Peraturan Penanggungan Kerja Perkhidmatan Awam).

Dalam hal ini, maklumat hasil penilaian pegawai yang bertindak bagi pihak Ketua Jabatan atau Timbalan Ketua Jabatan hendaklah dibawa ke satu peringkat PPSM yang lebih tinggi seperti contoh di Kembaran A Lampiran A2 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002.

3. Bolehkah Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) meminda markah?

PPSM hendaklah mengesahkan dan boleh menyelaras markah penilaian bagi tahun penilaian semasa bagi semua pegawai di bawah penyeliaan masing-masing. Sekiranya terdapat keraguan terhadap markah penilaian yang diterima oleh seseorang pegawai, PPSM hendaklah mendapatkan kepastian daripada Pegawai Penilai.

4. Adakah Pengerusi PPSM boleh memperakukan pergerakan gaji tahunan beliau sendiri?

Tidak boleh

Perakuan tersebut hendaklah dibuat oleh satu peringkat panel atau jawatankuasa yang lebih tinggi yang bertanggungjawab ke atas jabatan atau jawatan Pengerusi PPSM tersebut.

5. Bagaimana PPSM menentukan kelayakan Pergerakan Gaji Tahunan pegawai?

PPSM hendaklah merujuk kepada peraturan pergerakan gaji tahunan yang sedang berkuatkuasa iaitu:

1. Peraturan 27 Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) P.U. (A) 1/2012;
2. Perenggan 49, 50, 63 dan 64 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002 Pelaksanaan Sistem Saraan Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan;
3. Kesan pergerakan gaji tahunan yang ditetapkan melalui peraturan-peraturan cuti yang sedang berkuatkuasa; dan
4. Kesan pergerakan gaji tahunan yang ditetapkan dalam mana-mana pekeliling perkhidmatan atau surat pekeliling perkhidmatan yang dikeluarkan oleh Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam dari semasa ke semasa.

Sehubungan itu, Urus setia PPSM dan PPSM boleh menggunakan apa-apa asas pertimbangan berpandukan peraturan, pekeliling perkhidmatan atau surat pekeliling perkhidmatan yang berkaitan termasuklah merujuk kepada Kategori Pencapaian Prestasi Pegawai di Lampiran D Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 2009 bagi memastikan keadilan kepada semua pegawai di jabatan masing-masing, menggalakkan persaingan positif sesama pegawai, meningkatkan motivasi pegawai selain mengelakkan keputusan tersebut boleh dicabar dari segi perundangan.

Prestasi