Khamis, 02 April 2020
09 Sya'aban 1441

Terma dan Takrifan

 

TERMA

TAKRIFAN

1.

Kementerian

Kementerian adalah organisasi yang diwujudkan untuk menggubal dasar, merancangkan program dan melaksanakannya di bawah arahan seorang menteri.

2.

Jabatan

Jabatan adalah agensi pelaksana bagi sebuah kementerian atau pentadbiran negeri.

3.

Pihak Berkuasa Tempatan/ Penguasa Tempatan

Berdasarkan Akta Kerajaan Tempatan 1976 Akta 171), Pihak Berkuasa Tempatan (PBT) atau Kerajaan Tempatan ditafsirkan sebagai mana-mana Majlis Bandaraya, Majlis Perbandaran atau Majlis Daerah, mengikut mana-mana berkenaan, dan berhubungan dengan Wilayah Persekutuan ertinya Datuk Bandar Kuala Lumpur yang dilantik di bawah seksyen 4 Akta Ibu Kota Persekutuan 1960 [Akta 190].

4.

Program

Di dalam konteks Sistem Perbelanjaan Berasaskan Outcome, program didefinisikan sebagai pengkelasan kerja yang dilaksanakan oleh sesebuah agensi untuk mencapai matlamatnya. Ia mewakili bidang kerja sesebuah agensi dan biasanya terdiri daripada sejumlah aktiviti di bawah setiap bidang program.

5.

Aktiviti

Satu set tugas operasi yang membentuk sesebuah program yang perlu dilaksanakan untuk menghasilkan outcome/ output.

6.

Sub Aktiviti

Sub Aktiviti ialah satu operasi yang khusus di dalam sesebuah aktiviti yang bersama dengan sub aktiviti lain yang diletakkan di bawah aktiviti yang sama dapat membantu pencapaian matlamat aktiviti berkenaan.

7.

Carta Organisasi

Carta organisasi ialah carta atau rajah yang menunjukkan susunan program, aktiviti, sub aktiviti dan juga gred serta bilangan jawatan yang terdapat dalam sesebuah organisasi.
Carta organisasi juga dapat menunjukkan garis tanggungjawab (lines of responsibility) skop dan bidang kawalan (span of control) antara satu peringkat kakitangan dan peringkat yang lain dalam sesebuah organisasi serta bidang tugas masing-masing.

8.

Carta Fungsi

Carta fungsi ialah rajah yang mengandungi keterangan tugas utama yang dilaksanakan oleh sesebuah organisasi.

9.

Waran Perjawatan

Dokumen rasmi yang dikeluarkan Pejabat Belanjawan Negara di bawah Akta Acara Kewangan 1957 [Seksyen 15(3)] sebagai kelulusan terhadap perubahan pada Waran Perjawatan tahunan yang digunakan oleh semua kementerian dan jabatan.

10.

Surat Kelulusan Perjawatan (SKP)

Dokumen yang memperakukan perubahan jawatan awam di Badan-badan Berkanun Persekutuan, Badan-badan Berkanun Negeri dan Pihak Berkuasa Tempatan. Ia dikeluarkan oleh Kementerian Kewangan Malaysia berdasarkan peruntukan di bawah Perkara 112 Perlembagaan Persekutuan dan Arahan Perkhidmatan Sivil JPA No.3423 / Part 7/ Vol.2 / 48A & B.

11.

Tarikh Kuat Kuasa

Tarikh kuat kuasa ialah satu tarikh yang ditentukan bagi menguatkuasakan perubahan terhadap waran perjawatan, berdasarkan kepada undang-undang perbekalan serta keputusan Mesyuarat Kabinet dan mesyuarat jawatankuasa yang berkaitan.

12.

Senarai Perjawatan

Senarai yang mengandungi butir-butir lanjut seperti berikut:

  • Tujuan
  • Pegawai Pengawal
  • Butiran / Program / Aktiviti / Jawatan
  • Nama Program / Aktiviti / Jawatan
  • Nama Jawatan
  • Skim Perkhidmatan
  • Gred
  • Kod Gaji
  • Kod Skim Perkhidmatan
  • Bilangan Jawatan
  • Status / Taraf / Jenis Jawatan
  • Pernyataan/ Butir-butir Perubahan
  • Jumlah personel berdasarkan Tujuan/ Program/ Aktiviti

13.

Kenaikan Gred Jawatan

Kenaikan gred jawatan ialah perubahan gred hakiki jawatan kepada yang lebih tinggi berikutan dengan peningkatan kompleksiti tugas, tanggung jawab dan perubahan dasar yang memerlukan kemahiran dan pengalaman yang lebih tinggi.

14.

Penurunan Gred Jawatan

Penurunan gred jawatan merupakan perubahan gred jawatan daripada yang tinggi kepada yang rendah berikutan dengan pengurangan kompleksiti tugas dan tanggungjawab.

15.

Jawatan Baharu

Jawatan baru ialah jawatan yang diwujudkan dalam sesebuah organisasi di mana jawatan seperti itu belum pernah diwujudkan lagi. Pada kebiasaannya tambahan bilangan jawatan ini diwujudkan berdasarkan kepada terdapatnya pertambahan beban tugas di dalam organisasi berkenaan.

16.

Jawatan Jumud

Jawatan jumud ialah jawatan di bawah skim-skim perkhidmatan yang tidak dipakai lagi dalam skim perkhidmatan yang sedang berkuat kuasa dan akan dimansuhkan apabila jawatan tersebut kosong.

17.

Jawatan Terbuka

Jawatan terbuka adalah jawatan tetap dan grednya telah ditentukan, namun pengisiannya tidak ditentukan untuk skim perkhidmatan yang khusus. Pengisiannya boleh dibuat dari mana-mana skim perkhidmatan yang diputuskan oleh pihak tertentu. Jawatan ini diwujudkan untuk membolehkan agensi pelaksana mendapatkan perkhidmatan pegawai yang berkelayakan dan sesuai untuk melaksanakan tugas yang dipertanggungjawabkan dalam sesuatu jangka masa. Jawatan ini tidak boleh digunakan bagi tujuan kenaikan pangkat dan pengesahan jawatan.

18.

Jawatan Tetap

Jawatan tetap adalah jawatan yang berpencen dan membawa bersama-samanya elemen pencen iaitu jawatan ini akan berkekalan dan biasanya keperluan jawatan tersebut melebihi tempoh 10 tahun. Jawatan jenis ini diisi oleh pegawai-pegawai tetap, sementara dan kontrak.

19.

Jawatan Sementara

Jawatan jenis ini adalah bertaraf sementara. Jawatan ini diwujudkan hanya untuk melaksanakan sesuatu tugas yang tidak berlanjutan dan untuk projek pembangunan yang boleh dijangka tamatnya. Jawatan ini boleh diisi oleh pegawai sementara secara perlantikan sementara, oleh pegawai kontrak secara lantikan kontrak dan oleh pegawai tetap secara pertukaran sementara. Jawatan-jawatan ini akan dimansuhkan setelah tugas dan projek tersebut selesai.

20.

Jawatan Tambah Sentara

Jawatan tambah sentara adalah jawatan 'reserve' yang tidak mempunyai tugas (non-functional) dan boleh dianggap sebagai jawatan 'dummy/token'. Fungsinya semata-mata hendak menyangkutkan pegawai yang berada buat sementara di luar garisan perkhidmatannya, kerana telah dipinjamkan ke badan berkanun/ antarabangsa atau ditukarkan sementara ke jawatan yang bukan kader kepada perkhidmatannya yang asal dengan tujuan memelihara hak-hak pencen serta perkhidmatan pegawai tersebut di dalam perkhidmatan asal beliau.

21.

Jawatan Khas Untuk Penyandang

Jawatan yang diwujudkan bagi mengekal atau menyesuaikan gred jawatan dan/atau skim perkhidmatan hakiki penyandang apabila berlaku perbezaan dengan gred hakiki jawatan dan/atau skim perkhidmatan yang disandarkan.

Jawatan KUP diwujudkan dalam keadaan berikut:

  1. Untuk menampung pegawai-pegawai yang mengisi jawatan-jawatan dalam skim perkhidmatan yang jumud;
  2. Atas sebab-sebab kepentingan perkhidmatan iaitu setelah:
  • Penyandang jawatan tersebut dinaikkan pangkat sedangkan jawatannya tidak dinaikkan taraf; atau
  • Jawatan yang disandang oleh pegawai berkenaan dinaikkan atau diturunkan tarafnya.

22.

Jawatan Simpanan Latihan

Jawatan yang diwujudkan bagi menampung keperluan perkhidmatan anggota yang melanjutkan pelajaran atau mengikuti kursus melibatkan tempoh belajar/ kursus sekurang-kurangnya selama satu (1) tahun.

23.

Jawatan Kader

Jawatan kader adalah satu jawatan yang diwujudkan di sesebuah kementerian/ jabatan berdasarkan keperluan tetapi pengisiannya adalah dilakukan oleh ketua perkhidmatan jawatan berkenaan yang bukan dari kementerian/ jabatan tersebut. Misalnya jawatan Jururawat diwujudkan sebagai jawatan kader di Jabatan Hal Ehwal Orang Asli tetapi ketua perkhidmatannya adalah Ketua Pengarah Kesihatan. Pewujudan jawatan kader digunakan bagi tujuan mengelakkan wujudnya perkhidmatan-perkhidmatan kecil tertutup di sesebuah organisasi.

24.

Jawatan Kumpulan

Jawatan yang diwujudkan bagi menampung keperluan perkhidmatan pegawai berkenaan sementara menunggu penempatan yang sesuai.

25.

Gred Hakiki Jawatan

Gred hakiki jawatan ialah gred jawatan sepertimana di dalam waran perjawatan yang ditetapkan untuk sesuatu jawatan berdasarkan fungsi dan tanggungjawab yang akan dilaksanakan oleh penyandang jawatan tersebut.

26.

Gelaran Jawatan Nomenclature)

Gelaran jawatan ialah panggilan atau nama yang diberikan kepada jawatan-jawatan yang digunakan oleh sesuatu organisasi dalam melaksanakan aktivitinya. Tajuk jawatan ini dapat menentukan hubungan antara jawatan-jawatan yang terdapat dalam organisasi tersebut.

27.

Butiran

Butiran di dalam Senarai Perjawatan ialah angka petunjuk bagi menerangkan kedudukan jawatan di dalam sesuatu aktiviti/ program atau organisasi secara keseluruhannya. Angka ini ditulis dalam kandungan dan mengikut susunan bermula daripada jawatan-jawatan dengan gred tertinggi ke gred yang terendah bagi sesebuah program/ aktiviti.

28.

Penyusunan Semula

Perubahan struktur dan fungsi sesebuah organisasi yang melibatkan perubahan sama ada objektif, hala tuju, peranan, visi atau misi sesebuah organisasi.

29.

Pengukuhan Perjawatan

Ciri-ciri permohonan pengukuhan perjawatan adalah seperti berikut:

  1. Pewujudan pejabat di peringkat daerah/ cawangan baharu;
  2. Penubuhan bahagian/ cawangan/ unit/ seksyen baharu di sesebuah organisasi; dan
  3. Pewujudan/ pemansuhan/ agihan jawatan di bahagian/cawangan/ unit/ seksyen sedia ada yang tidak melibatkan perubahan struktur organisasi.

30.

Penubuhan Agensi Baharu

Pewujudan sesebuah agensi sektor awam berikutan keputusan Kerajaan.

31.

Pelantikan Di Bawah OS29000

Pelantikan yang tidak mengisi mana-mana jawatan kosong tetapi mendapat persetujuan BPO, JPA dan Pejabat Belanjawan Negara, Perbendaharaan Malaysia terlebih dahulu. Jika pelantikan dibenarkan, emolumen pegawai hendaklah dibayar di bawah peruntukan OS 29000.

32.

Deskripsi Tugas (Job Description)

Deskripsi Tugas ialah satu ringkasan yang memberi gambaran yang menjelaskan jenis kerja dan tugas harian yang dijalankan oleh sesuatu jawatan tersebut.

33.

Beban Tugas

Beban tugas ialah satu kumpulan tugas-tugas yang dipertanggungjawabkan dan perlu dilaksanakan pada tahap prestasi yang diharapkan mengikut penghuraian kerja sesuatu jawatan.

34.

Kompleksiti Tugas

Ditakrifkan sebagai tahap kerumitan bagi melaksanakan sesuatu tugas. Kerumitan ini mungkin disebabkan oleh jenis tugas itu sendiri, keperluan-keperluan yang dimestikan bagi melaksanakan sesuatu tugas, kerjasama dan bantuan yang diperlukan untuk melaksanakannya, peralatan yang digunakan serta kemahiran yang diperlukan. Kebiasaanya kompleksiti tugas dikenal pasti melalui kaedah perbandingan.

35.

Jawatan Gred Khas

Jawatan yang mengiktiraf kepakaran dan pengalaman individu dalam bidang-bidang khusus, tidak memainkan peranan ataupun menjalankan tugas yang bersifat pengurusan dan strategik.

 
  1. Keputusan/ Arahan Kerajaan
  2. Perubahan Misi, Visi dan Objektif Agensi (jika berkaitan)
  3. Perubahan Perundangan/Peraturan (jika ada)
  4. Perubahan Teknologi
  5. Pertambahan/pengurangan beban tugas/skop
  6. Perubahan Kompleksiti tugas
  7. Pewujudan Norma Perjawatan (jika berkaitan)
  8. Aplikasi Model Perjawatan (jika berkaitan)
  9. Perbandingan dengan agensi/jawatan setanding
 
  1. Perlembagaan Persekutuan, Perkara 112.
  2. Perlembagaan Persekutuan, Perkara 132.
  3. Akta Acara Kewangan, Seksyen 15(3), 1957.
  4. Akta Tugas-Tugas Menteri 1969.
 

Menyelesaikan kajian penyusunan semula organisasi dan pengukuhan perjawatan seperti berikut:

  1. proses rundingan dilaksanakan dalam tempoh 2 minggu daripada tarikh surat permohonan diterima;
  2. kertas permohonan yang lengkap perlu dikemukakan oleh agensi dalam tempoh 1 minggu selepas rundingan selesai; dan
  3. kertas permohonan yang lengkap dijadualkan untuk pertimbangan Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Pembangunan Organisasi (JKKPO) dalam tempoh 2 minggu selepas permohonan diterima.
 
  1. Puan Syafini Binti Samsudin
    03-88854071
    Alamat emel ini dilindungi dari Spambot. Anda perlu hidupkan JavaScript untuk melihatnya.
  2. Encik Mohd Arshad bin Awang
    03-88854239
    Alamat emel ini dilindungi dari Spambot. Anda perlu hidupkan JavaScript untuk melihatnya.
  3. Encik Mohd Azri bin Baihakki
    03-88854857
    Alamat emel ini dilindungi dari Spambot. Anda perlu hidupkan JavaScript untuk melihatnya.
 

Seperti di Lampiran 1 (hanya untuk permohonan perjawatan)
Seperti di Lampiran 2 (Senarai Semak Penyediaan Dokumen Permohonan Perjawatan)