Mengikut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bil. 2 Tahun 2002, syarat pemberian APC kepada seseorang pegawai adalah seperti berikut:

1. Genap setahun berkhidmat pada hari terakhir tahun penilaian;
2. LNPT 85% dan lebih layak dipertimbangkan; dan
3. Mengambil kira kegiatan dan sumbangan pegawai.

Surat tersebut bertujuan memberikan peringatan kepada Kementerian/Jabatan yang terlibat bagi menghentikan amalan penggunaan PSD Form bagi tujuan pertimbangan Pergerakan Gaji Tahunan ke atas pegawai yang menerima pakai Sistem Saraan Malaysia (SSM) yang telah diluluskan cuti belajar bergaji penuh (CBBP) .

Walau bagaimanapun, mengambilkira fakta bahawa PSD Form turut digunakan oleh Kementerian/ Jabatan yang terlibat bagi tujuan pertimbangan Pergerakan Gaji Tahunan pegawai yang menerima pakai Sistem Saraan Malaysia yang diluluskan Cuti Belajar Separuh Gaji (CBSG) dan Cuti Belajar Tanpa Gaji (CBTG) , tujuan surat turut terpakai kepada dua jenis cuti belajar tersebut.

Tidak terpakai.

Pegawai yang kekal menerima pakai Sistem Saraan Baru (SSB) masih perlu mengemukakan PSD Form seperti yang disyaratkan melalui Surat Edaran JPA (S)NP.306/3 SK/(2) bertarikh 18.10.1993 bagi tujuan pertimbangan Pergerakan Gaji Tahunannya.

Tarikh kuatkuasa adalah tidak berbangkit memandangkan tujuan sebenar surat tersebut dikeluarkan adalah bagi memberi peringatan kepada Kementerian/ Jabatan bagi menghentikan amalan penggunaan PSD Form bagi tujuan pertimbangan Pergerakan Gaji Tahunan pegawai yang menerima pakai Sistem Saraan Malaysia (SSM).

Dasar pemberian Pergerakan Gaji Tahunan bagi pegawai yang menerima pakai Sistem Saraan Malaysia telah mula berkuatkuasa mulai 1 November 2002 selaras dengan tarikh kuatkuasa Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002.

Kementerian/ Jabatan yang telah diberikan penurunan kuasa bagi meluluskan sebarang jenis cuti belajar (CBBP/CBSG/CBTG) kepada pegawai yang menerima pakai Sistem Saraan Malaysia boleh menggunakan PSD Form bagi sebarang tujuan lain contohnya bagi tujuan kawalan dan pemantauan pegawainya KECUALI tujuan penentuan Pergerakan Gaji Tahunan.

Pegawai yang diluluskan sebarang cuti belajar (CBBP/CBSG/CBTG) sepanjang tahun kalender, tidak mempunyai markah Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT) bagi tahun penilaian tersebut.

Pegawai masih boleh dipertimbangkan dalam urusan kenaikan pangkat manakala bagi tujuan permohonan kemudahan Biasiswa/Dermasiswa/Hadiah Latihan Persekutuan adalah tertakluk kepada dasar, peraturan atau kriteria yang ditetapkan oleh pihak berkuasa berkaitan.

Isu had masa adalah tidak berbangkit disebabkan Pergerakan Gaji Tahunan merupakan hak pegawai dan telah berlaku pengabaian hak tersebut berikutan kesilapan pemahaman dasar/pekeliling yang terpakai bagi urusan ini. Sehubungan itu, hak pegawai yang terkesan itu wajar dikembalikan (restored).

Dari segi pelaksanaan, Panel Pembangunan Sumber Manusia di Kementerian/Jabatan di mana pegawai itu diluluskan cuti belajarnya hendaklah mempertimbangkan Pergerakan Gaji Tahunan pegawai dan Surat Pergerakan Gaji pegawai dikeluarkan oleh Urus Setia PPSM Kementerian/Jabatan tersebut tertakluk kepada permohonan pegawai atau permohonan Pengurus Sumber Manusia di Kementerian/ Jabatan terkini pegawai.

Surat Pergerakan Gaji tersebut kemudiannya hendaklah disalinkan kepada Pengurus Sumber Manusia Kementerian/ Jabatan terkini pegawai bagi tujuan penyelarasan semula pembayaran gaji kepada pegawai.

Urusan ini boleh dikendalikan melalui Jabatan akhir pegawai memandangkan rekod akhir pegawai akan disimpan oleh Jabatan akhir tersebut. Penyelarasan sewajarnya perlu dilakukan pada gaji akhir pegawai dan faedah persaraan pegawai juga perlu diteliti dan diselaraskan berdasarkan gaji akhir pegawai setelah mengambil kira kelayakan pergerakan gaji pegawai yang tidak diberikan semasa dalam perkhidmatan, secara case to case basis.