Bidang Tugas Di Bahagian Pembangunan Organisasi


1. Apakah Perbezaan Di antara “Contract For Service” (CFS) dengan Contract Of Service” (COF)?

Contract Of Service (COS)
COS mengguna pakai skim perkhidmatan, gred dan kadar gaji sebagaimana yang ditetapkan di dalam Perkhidmatan Awam. Kaedah pembayaran dibuat dengan menggunakan peruntukan OS11000 / OS29000. Bagi kaedah pembayaran, terdapat dua (2) jenis peruntukan yang diguna pakai iaitu:-

  • Peruntukan OS11000 - Lantikan kontrak yang menggunakan peruntukan OS11000 mengguna pakai perjawatan sedia ada. Urusan pengisian tertakluk kepada Pihak Berkuasa Melantik seperti skim perkhidmatan gunasama yang dilaksanakan oleh Bahagian Perkhidmatan di JPA.
  • Peruntukan OS29000 - Lantikan kontrak di bawah OS29000 tidak mengguna pakai perjawatan sedia ada. Walau bagaimanapun lantikan tersebut bersandarkan kepada skim perkhidmatan dan gred jawatan serta kadar gaji yang digunakan dalam perkhidmatan awam. Sebarang pewujudan di bawah OS29000 perlu merujuk kepada Bahagian Pembangunan Organisasi untuk pertimbangan.

Contract For Service (CFS)
CFS tidak mengguna pakai sebarang skim perkhidmatan, gred jawatan, kadar gaji serta sebarang peraturan sebagaimana yang ditetapkan dalam Perkhidmatan Awam. Pelantikan CFS dipohon kepada Kementerian Kewangan bagi menetapkan syarat-syarat perkhidmatan yang tertentu.


2. Apakah perbezaan antara Kajian Penyusunan, Pengukuhan Perjawatan & Penubuhan Agensi Baru?

Penubuhan agensi baru merujuk kepada implikasi kajian yang melibatkan pertambahan jumlah agensi di dalam sektor awam. Sebarang cadangan bagi penubuhan sesuatu agensi baru perlu dikemukakan ke Mesyuarat JKTT yang dipengerusikan oleh YBhg. Ketua Setiausaha Negara. Sekiranya diluluskan, ianya akan melibatkan penambahan satu program baru di dalam waran perjawatan.

Penubuhan Pejabat /Cawangan merujuk kepada penubuhan Pejabat /Cawangan yang juga membawa kepada perubahan/ pertambahan program di dalam waran perjawatan.

Kajian Penyusunan Organisasi melibatkan perubahan kepada struktur organisasi sedia ada di sesebuah agensi. Kajian ini memerlukan asas permohonan yang melibatkan penyediaan Pelan Strategik Organisasi atau Langkah Penjenamaan Semula daripada agensi. Kajian ini turut melibatkan perubahan aktiviti/program di dalam waran perjawatan.

Kajian Pengukuhan Perjawatan merupakan kajian yang melibatkan cadangan pewujudan jawatan tambahan/membuat perubahan butiran tanpa melibatkan perubahan struktur organisasi sesebuah agensi. Ia juga tidak meminda kedudukan aktiviti /program di dalam waran perjawatan.


3. Apakah kaedah-kaedah digunakan BPO dalam menimbang permohonan bagi perubahan gred jawatan dan pengukuhan perjawatan?

Antara kaedah yang diguna pakai adalah seperti berikut:-

  • Relativiti dan Pariti
    Kajian keperluan perjawatan agensi berdasarkan fungsinya melalui perbandingan dengan agensi yang lebih mantap dari segi perjawatan.

  • Model
    Satu struktur yang seragam dan lengkap sebagai rujukan dan panduan bagi permohonan perjawatan.

  • Wajaran
    Teknik yang menggariskan elemen/ kriteria tertentu yang diberi nilaian/pemberat sebagai asas penetapan sesuatu keputusan.

  • Nisbah Perjawatan
    Perkadaran di antara beban tugas dengan jumlah perjawatan yang diperlukan

  • Norma Perjawatan
    Piawaian/standard yang digunakan bagi menentukan perjawatan dan struktur organisasi yang diperlukan mengikut fungsi /peranan yang telah ditentukan bagi sesuatu agensi itu.

  • Antara kaedah utama yang perlu dipertimbangkan dalam melaksanakan kajian adalah seperti berikut:

    Kajian Perubahan Gred Jawatan Kajian Pengukuhan Perjawatan
    Perbandingan Setara Nisbah perjawatan
    Model Perjawatan Model Perjawatan
    Wajaran Norma Perjawatan


4. Apakah Perbezaan Antara Gred Utama dan Gred Khas ?

Gred Utama dan Gred Khas tergolong di dalam Kumpulan Pengurusan Tertinggi namun dibezakan mengikut peranan berikut:

  • Gred Utama – Jawatan yang menjalankan fungsi pengurusan dan penggubalan dasar. Contoh: Ketua Pengarah di sesebuah Jabatan.
  • Gred Khas – Jawatan yang mengiktiraf kepakaran dan pengalaman dalam bidang-bidang khusus, tidak memainkan peranan ataupun menjalankan tugas yang bersifat pengurusan dan strategik. Contoh: Pakar Perubatan di Hospital.

5. Mengapakah “Jawatan Terbuka” masih diperlukan di dalam perkhidmatan awam?

Jawatan Terbuka diwujudkan bagi membolehkan pengisian dibuat oleh mana-mana skim perkhidmatan yang mempunyai kemahiran /kepakaran yang diperlukan dalam menjalankan sesuatu tugas. Ia turut membuka peluang kemajuan kerjaya bagi organisasi yang bersifat tertutup memandangkan pengisian jawatan tersebut adalah bersifat fleksibel. Walau bagaimanapun pewujudan Jawatan Terbuka ini tidak boleh digunakan bagi tujuan kenaikan pangkat dan pengesahan Jawatan. Bagi tujuan pengesahan kenaikan pangkat penyandang, permohonan perlu dikemukakan kepada BPO bagi menukar taraf jawatan tersebut kepada tertutup.


6. Agensi Y (agensi tertutup) telah memaklumkan kepada JPA hanya terdapat dua (2) jawatan Akauntan diwujudkan pada gred W48 dan gred W41. Ini situasi ini menyukarkan pegawai di gred W41 untuk dinaikkan pangkat. Apakah langkah yang wajar diambil oleh JPA bagi menyelesaikan masalah ini?

Terdapat dua (2) isu utama di dalam persoalan ini iaitu isu pengambilan kakitangan bagi mengisi jawatan pada gred kenaikan pangkat dan penyelesaian isu gred sisipan di agensi Y.

Isu I (Pengisian Jawatan Pada Gred Kenaikan Pangkat – W48)
Apabila agensi dibekalkan dengan jawatan kenaikan pangkat, Agensi terbabit perlu mengemukakan permohonan kepada BPO menerusi cawangan skim perkhidmatan bagi memohon kelulusan pengambilan kakitangan bagi mengisi jawatan di gred terbabit. Ia bagi memastikan pegawai yang dilantik berkelayakan menikmati faedah persaraan.

Isu II (Ketiadaan Gred Sisipan)
Gred sisipan merujuk kepada lapisan gred bagi sesuatu skim perkhidmatan bagi memberi peluang kemajuan kerjaya kepada penyandang seperti gred 44,48,52 dan 54. Berdasarkan kepada kes di atas, terdapat tiga (3) syor yang boleh dicadangkan kepada Agensi Y iaitu:

  • Memfleksikan jawatan sedia ada dengan gred jawatan kenaikan pangkat seperti Akauntan, Gred W41/W44;
  • Melaksanakan kenaikan pangkat ke gred sisipan menerusi kaedah Khas Untuk Penyandang iaitu Akauntan. Gred W41 berada di post W48; atau
  • Mewujudkan jawatan gred sisipan baru iaitu pewujudan jawatan Akauntan, Gred W44.
Walau bagaimanapun, semua syor yang dinyatakan perlu mempunyai asas yang kukuh untuk dipertimbangkan oleh JPA seperti wujud pertambahan beban tugas, wujud perubahan skop tugas dan sebagainya.


7. Sebuah agensi berkanun mendakwa terdapat beberapa penyandang yang sudah berkhidmat lama tetapi masih tidak dinaikkan pangkat. Ini kerana tiada jawatan di gred kenaikan pangkat. Apakah nasihat yang boleh diberi kepada agensi?

Agensi dinasihati agar membuat permohonan perjawatan baharu khususnya pada gred kenaikan pangkat. Kajian bagi pewujudan jawatan di gred kenaikan pangkat tidak akan dipertimbangkan sekiranya tiada pertambahan beban tugas yang setara dengan gred yang dipohon. JPA menerusi BPO juga tidak mengesyorkan kaedah pewujudan Jawatan Khas Untuk Penyandang (KUP) sebagai jalan penyelesaian terhadap isu perjawatan di agensi Badan Berkanun berdasarkan faktor-faktor berikut:

  • Kuasa pewujudan jawatan KUP bagi agensi berkanun hanya boleh dipertimbangkan oleh Lembaga Kenaikan Pangkat yang turut diwakili oleh pihak Kementerian Kewangan dan JPA;
  • Pewujudan jawatan KUP tanpa justifikasi beban tugas yang setara boleh memberi kesan terhadap mutu produktiviti sesebuah organisasi; dan
  • Pewujudan jawatan KUP yang dibuat tanpa pertimbangan yang teliti boleh menyebabkan berlakunya masalah kecacatan struktur di dalam organisasi sesebuah agensi.

8. Puan Suhana seorang Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi), Gred N17 yang memangku Gred N22. Puan Suhana telah memohon supaya diletakkan sebagai Khas Untuk Penyandang (KUP). Adakah permohonan beliau layak dipertimbangkan?

Jawatan Khas Untuk Penyandang (KUP) hanya akan dibuat oleh Jabatan Perkhidmatan Awam apabila penyandang telah dinaikkan pangkat dan tidak ada jawatan yang sesuai bagi menampung penyandang tersebut. Di dalam kes di atas, jawatan KUP Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Gred N22 tidak dapat diwujudkan kerana jawatan hakiki penyandang masih pada gred asal walaupun penyandang memangku jawatan Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Gred N22.


9. Apakah maksud:

  • Agensi dengan saraan diasingkan dan dibebaskan
  • Agensi dengan saraan diasingkan tetapi tidak dibebaskan

Agensi dengan saraan diasingkan merujuk kepada agensi berkanun di yang ditubuhkan bawah peruntukan Akta Parlimen/Enakmen Negeri.

  • Agensi dengan saraan diasingkan dan dibebaskan bermaksud agensi bebas menentukan hala tuju organisasi termasuk menguruskan sumber pendapatan, saraan (gaji dan pampasan) dan sumber manusia (perkhidmatan dan perjawatan) tanpa perlu merujuk kepada kelulusan Agensi Pusat seperti JPA. Contoh: Lembaga Urusan Tabung Haji (LUTH), Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP).
  • Agensi dengan saraan diasingkan tetapi tidak dibebaskan bermaksud agensi masih lagi tertakluk kepada kelulusan Agensi Pusat dalam menentukan urusan perjawatan dan skim perkhidmatan. Satusatunya agensi yang masih terlibat adalah Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN)

10. Terdapat tiga orang calon telah dilantik ke jawatan Penolong Pegawai Sains Gred C27. Seorang calon memiliki kelayakan Diploma Sains daripada Universiti Teknologi MARA (UiTM), seorang calon memiliki kelayakan Diploma Teknologi Makmal daripada Universiti Sains Malaysia manakala seorang lagi calon memiliki kelayakan Diploma Teknologi Getah dan Plastik daripada UiTM. Persoalannya, berapakah gaji permulaan yang sewajarnya diterima oleh ketiga-tiga calon tersebut?

Di dalam Sistem Saraan Malaysia (SSM), skim perkhidmatan Penolong Pegawai Sains telah menetapkan bahawa syarat lantikan ke jawatan Penolong Pegawai Sains Gred C27 adalah seperti berikut:

  • Sijil Tinggi Pelajaran Malaysia (Gaji permulaan pada Gred C27: P1T1); atau
  • Diploma Sains (Gaji permulaan pada Gred C27: P1T1); atau
  • Diploma Teknologi Makmal (Gaji permulaan pada Gred C27: P1T5); atau
  • Diploma Kimia Industri atau Mikrobiologi (Gaji permulaan pada Gred C27:P1T6).
Oleh itu, gaji permulaan bagi calon-calon dengan kelayakan Diploma Sains dan Diploma Teknologi Makmal adalah masing-masing ditetapkan pada P1T1 dan P1T5. Sementara itu, oleh kerana kelayakan Diploma Teknologi Getah dan Plastik adalah diiktiraf setaraf dengan Diploma Kimia Industri, maka gaji permulaan bagi calon dengan kelayakan tersebut adalah pada P1T6.
Dengan pemansuhan kaedah Jadual Gaji Matriks semasa pelaksanaan kenaikan gaji pegawai awam Persekutuan di bawah SSM melalui Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 2012, maka gaji permulaan bagi skim perkhidmatan Penolong Pegawai Sains berkuat kuasa mulai 1 Januari 2012 adalah seperti berikut:
  • Sijil Tinggi Pelajaran Malaysia (Gaji permulaan pada Gred C27: P1 RM1373.11 ); atau
  • Diploma Sains (Gaji permulaan pada Gred C27: P1 RM1373.11); atau
  • Diploma Teknologi Makmal (Gaji permulaan pada Gred C27: P1 RM1673.91); atau
  • Diploma Kimia Industri atau Mikrobiologi (Gaji permulaan pada Gred C27: P1 RM1749.12).